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パワーポイント(PowerPoint)の基本をご紹介します!これを見てパワーポイントのメリットを知ろう!

Office購入時、パワーポイントを入れるべきか迷う方必見!パワーポイントは簡単にプレゼンテーションを作成できるので、便利です。
この記事ではOfficeソフトのパワーポイントの説明とメリットをご紹介します。パワーポイントを購入すべきか検討してみてください。

パワーポイント(PowerPoint)とは?何ができるの?

パワーポイント(PowerPoint)はMicrosoft社が開発・販売している「プレゼンテーション用ソフト」のことです。プレゼンテーションを実施する際に資料として画面に表示できます。

このソフトには「プレゼンテーションの資料を作成する機能」と「プレゼンテーションを実施し資料を表示する機能」の2つの側面があります。

このソフトには「プレゼンテーションの資料を作成する機能」と「プレゼンテーションを実施し資料を表示する機能」の2つの側面があります。

パワーポイントの用語「拡張子」

PowerPointファイルのアイコンは上記画像のようにオレンジ色ベースのアイコンにPという文字が表示されています。ファイルの拡張子は「.pptx」です。
【注意】バージョンによって、アイコンのイメージは異なります。

パワーポイント(PowerPoint)のメリットって何?

次にパワーポイント使用のメリットを紹介していきます。

会議を行うときに資料を画面に表示できる

発表時に資料があるのとないのとでは、記憶の残り方が異なります。重要な文章を強調すること、図で印象を残すこと、図やアニメーションを追加したパワーポイント資料は、文章や口頭の発表のみより印象に残りやすくなります。効果的な図の挿入やアニメーションの使い方を覚えると役に立つでしょう。

作成した資料を事前に紙媒体として印刷することができる

発表中に聴衆はメモを取りたいと思うかもしれません。事前に資料を印刷しておけば、ページごとにメモすることができ、便利です。プレゼンテーションは、いかに相手の記憶に残る発表するかがポイント、事前に資料を用意しておけば発表後に資料の見直しができるので、見直しをし易くなり、記憶に残りやすくなります。

プレゼンテーション発表するときの補助機能が備わっている

プレゼンテーション発表は資料を作って終わりではありません。プレゼンテーション発表は、事前に練習しておくべきです。事前練習時に役に立つ補助機能があります。「リハーサル」機能を使用すれば、プレゼンテーション発表にどのくらいの時間がかかったのか記録することができます。リハーサル機能などを使いこなして、プレゼンテーション発表に備えましょう。

数値結果をグラフや表で表現することができる

業績のデータを数値のみで見る場合とグラフ付きで数値結果を見る場合どちらがインパクトに残るでしょうか。結果を示すのにグラフを適切に使うと、直感的に伝わりやすくなり、聴衆に結果を伝えやすく印象に残るでしょう。

見栄えをよくするための補助機能が搭載されている

プレゼンテーション資料は、中身も重要ですがデザインも重要です。デザインが整っていると、聴衆の印象にも残りやすいです。 もしデザインが苦手な方は、デザインタブを利用するといいでしょう。テーマと呼ばれるデザインテーマがあるので、簡単にきれいなデザインを簡単に設定することができます。 

パワーポイント(PowerPoint)の使い方

次にパワーポイントの使い方を画像・コメントとともに解説します。

プレゼンテーション資料の作成方法

プレゼンテーション資料の作成方法
初期画面

パワーポイントの用語「リボンタブ」

パワーポイントには「リボンタブ」という内容ごとにツールと機能がまとめられている箇所があります。通常リボンタブとは呼ばずに、各項目ごとのタブ名(ホームならホームタブ、挿入なら挿入タブ)で呼びます。「Tabキー」とは別物ですので混乱しないようにしましょう。

パワーポイントには「リボンタブ」という内容ごとにツールと機能がまとめられている箇所があります。
タブ名 内容
ファイルタブ  新規でプレゼンテーションを作成する場合、保存や印刷をするときにファイルタブを使用します
ホームタブ スライドの作成、文字や段落の調整、図形描画などを行うときのタブです
挿入タブ 表、画像、図、テキスト、メディアなどのコンテンツを新たに挿入するときに使用するタブです
デザインタブ スライドのテーマやスライドサイズの変更など、スライドのデザインを設定するタブです
画面切り替えタブ プレゼンテーション発表をする際、画面の切り替えを印象づけるため、画面の切り替え方法を設定するタブです
アニメーションタブ 画面切り替えタブと異なり、文字やコンテンツに対して動きや強調を設定できるタブです
スライドショータブ プレゼンテーション発表をする上で必要な機能を備えたタブです
校閲タブ 作成者とは別の人が添削する際にコメントなどを残す機能やスペルチェックをする機能が集まったタブです
表示タブ スライドを単体で表示する場合と全スライドを見渡したい場合などがあると思います。そんな時は表示タブを使って切り替えましょう。

新しいスライドを作る方法

初期画面上部にタブが並んでいます。タブの中から「ホーム」を選択しましょう。ホームタブを選択すると、 スライドの一覧が表示されるので目的に合ったスライドを選びクリックします。

選択したスライドが2ページ目に表示されます。

スライドの一覧が表示されるので目的に合ったスライドを選びクリックします。

コンテンツを追加する方法 1

新しいスライドを作成するときに、コンテンツ入りのスライドを選択すると、スライドに8つのアイコンが表示されます。各コンテンツの説明をまとめました。

新しいスライドを作成するときに、コンテンツ入りのスライドを選択すると、スライドに8つのアイコンが表示されます
コンテンツの種類 内容
1 表の挿入 列数、行数を入力し、OKを押すと表が作成される
2 グラフの挿入 グラフの挿入画面が表示され、グラフの作成ができる
3 スマートアートの挿入 スマートアートを選択でき、スマートアートグラフィックの作成ができる
4 3Dモデルの挿入 パワーポイントに搭載されている3Dモデルの作成ができる
5 図の挿入 PCに入っている画像をスライドに挿入できる
6 オンライン画像の挿入 ネット上で検索した画像をスライドに挿入できる
7 ビデオの挿入 PCに入っている動画をスライドに挿入できる
8 アイコンの挿入 シンプルなアイコンをスライドに挿入できる

コンテンツを追加する方法 2

挿入タブからコンテンツを追加する方法があります。目的に応じたコンテンツをクリックして、スライドにクリックするとコンテンツが表示されます。

スライドのテーマを変更する方法

スライドの見栄えをよくする方法としては、デザインタブのスライドテーマを使うことが挙げられます。パワーポイントにはスライドのデザインが事前に用意されています。

スライドテーマを使うには、まずタブ一覧から「デザイン」を選択します。次にテーマから好きなスライドテーマを選びクリックします。すると、選択したスライドテーマが作成中のスライドに反映されます。

スライドテーマを使うには、まずタブ一覧から「デザイン」を選択します。次にテーマから好きなスライドテーマを選びクリックします。

プレゼンテーション発表練習の実施方法

プレゼンテーションの資料ができたら、次に発表の練習をしましょう。タブ一覧の中から「スライドショー」タブを選択します。タブの下にスライドショーに関するコンテンツが日表示されます。

「最初から」をクリックすると、作成したプレゼンテーションの最初のページから画面に表示されます。

「最初から」をクリックすると、作成したプレゼンテーションの最初のページから画面に表示されます。

パワーポイント(PowerPoint)の実例

この章では、ビジネスや社内でパワーポイントを使った実例をまとめました。ぜひ参考にしてください。

クライアント先で自社製品の営業

クライアント先で自社製品や自社サービスの売り込みにプレゼンテーションを実施することも多いでしょう。パワーポイントの資料は紙媒体に印刷することができるので、事前にクライアントに渡すこともでき便利です。

成果発表

自分の成果を発表する際、パワーポイントを使用すると便利です。

自分の成果を発表する際、パワーポイントを使用すると便利です。パワーポイントなどのプレゼンテーションツールを用いた発表の場が増えています。プレゼンテーションの資料作成、発表練習は普段から慣れておくと役に立ちます。

まとめ

  1. パワーポイントは「プレゼンテーション用ソフト」であり、プレゼンテーション資料作成機能とプレゼンテーション発表の補助機能が搭載されています。
  2. 見栄えの良いプレゼンテーションの資料ができると、資料を見た相手の興味を引くことができます。
  3. プレゼンテーション発表がうまいと(時間通りに終了する、ページの不備がない、発表が詰まらないなど)、聴衆にいい印象を与えることができます。
  4. パワーポイントでの資料作成を普段から積極的にしておく。プレゼンテーション前には発表練習をしておくといいでしょう。


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