Google スプレッドシートの使い方やExcelとの違いについてご紹介
Google スプレッドシートは無料の表計算ソフトで、ブラウザやアプリがあれば他のパソコンやスマートフォンでも共通のデータを利用可能です。
この記事では、Google スプレッドシートとはどのようなものなのか？使い方や知っておくと便利な機能、Excelとの違いなどを紹介します。
もくじ
Google スプレッドシートとは
Google スプレッドシートは、検索エンジンとして有名なGoogleによる無料の表計算ソフトです。
Web上のアプリケーションのため、パソコンでの使用の際はソフトウェアのインストールの必要はありません。
パソコンだけでなく、スマホアプリを使えばスマートフォンやタブレットなどお手持ちのデバイスからアクセスできます。
Google スプレッドシートはGoogle アカウントを持つだけで誰でも利用できます。
インターネット環境とブラウザがあれば、さまざまなパソコンから閲覧や編集をおこなえます。
会社内はもちろん、移動中や外出先などでも場所を問わずにアクセス可能です。
Googleはブラウザの「Chrome」を提供しています。
Chromeの拡張機能を使うと、より便利な利用が可能となり、Excelのファイルをスプレッドシートに表示して作業なども可能となります。
パソコンにMicrosoftのOfficeをインストールしなくても利用可能で、作業後のファイルは、Office形式に保存し直すこともできます。
Google スプレッドシートは他のユーザーを招待すると、同じスプレッドシートを共有できるようになります。
リアルタイムで同時に作業したり、スプレッドシート内でチャットしたりも可能となり、グループでの作業の際にとても便利です。
Google スプレッドシートは他のGoogleのサービスとの連携も可能です。
たとえば、「Googleフォーム」でアンケートを作成し、スプレッドシートに連動することもできます。
また、「Googleドキュメント」で作成や編集をしたり、「Googleドライブ」にファイルを保存して共有したりすることができるようになります。
Google スプレッドシートの使用開始方法
Google アカウントを作成する
まずはGoogle アカウントを作成して行きます。
アカウント作成ページに、氏名・ユーザー名・パスワードを入力し、指示に従って進んでいくだけで作成が完了します。
Google アカウントでログインをする
Google アカウントの作成が完了したら、ログインします。
アカウントホーム画面の「アプリ一覧」や
Google スプレッドシートのページ
へアクセスするとスプレッドシートが新規作成できるようになります。
Google スプレッドシートの見た目や使い勝手
Google スプレッドシートの見た目は、Excelとほぼ変わりません。
カラーを用いたチャートやグラフでの表現、組み込みの数式やピポットテーブルなどのオプションが利用できます。
Excelを使ったことがある方は、違和感なく作業できるでしょう。
Google スプレッドシートとExcelの違い
Google スプレッドシートはExcelと同じように使える表計算ソフトですが、両者にはそれぞれにメリットがあります。
ここからは、Google スプレッドシートとExcelとの違いを確認して行きましょう。
Google スプレッドシートはWebアプリケーション
Excelはインストールが必要なアプリケーションです。
契約後はパソコンでインストール作業をしなければなりません。
Google スプレッドシートはWeb上のアプリケーションなので、ログインしてすぐに使用可能です。
Google スプレッドシートは同時に編集できる
ファイルのデータを他のユーザーと共有する機能にも違いがあります。
Excelは同じExcelブックファイルの共同編集が可能です。
ただし、Microsoft 365サブスクリプションが必要となります。
また、最新バージョンのExcelがインストールされていなければなりません。
Google スプレッドシートの場合は、共有ボタンから招待するだけで他のユーザーとの共同作業が可能です。
共有ボタンをクリックして、名前かメールアドレスを入力すると招待できます。
閲覧やコメント、編集を許可する相手を指定しましょう。
他のユーザーが編集しているときはカーソルが表示されるので、誰がどんな変更を実施しているのかをリアルタイムで確認可能です。
また、チャット機能を使うと、シート上で他の作業者とコミュニケーションが取れるので、上書きしてしまうなどのミスを防止できます。
Google スプレッドシートはデータの保存が自動
保存の方法も異なる点です。
Excelでシートの内容を編集した場合は保存する必要があります。
保存を忘れてファイルを閉じてしまうと、データは保存されません。
保存する前にフリーズが起こると編集したデータが更新されず、編集前に戻ってしまうことがあります。
Google スプレッドシートは、シートに編集が加わると自動的に保存されるので自分で保存を行う必要がありません。
保存を忘れるリスクが無い点は使い方によっては便利です。
変更履歴にも保存機能があるため、編集前の状態を確認したりデータを復元することも可能となっています。
Excelは表計算以外の使い方もある程度可能
Google スプレッドシートとExcelは両者とも表計算ソフトですが、Excelの機能を使って別の用途で使った経験がある方もいるのではないでしょうか。
たとえば、本来はWordなどで作成すべきですが、テキストを装飾し図形を組み合わせたりすれば、ポスターやチラシの作成も一応は可能です。
Google スプレッドシートの場合は、表計算に特化しています。
表計算の目的で使う以外にはあまり適していません。
処理スピードに差がある
Google スプレッドシートとExcelでは、関数計算やデータ処置の速度に差が出る場合があります。
Excelは膨大なデータ処理が得意です。
計算のスピードも安定していて、パソコンに負荷がかかる作業に適しています。
Google スプレッドシートはGoogleのサーバー上で稼働するアプリケーションです。
小さなデータの場合はExcelに劣らないスピードで処理できますが、データが大きい場合はブラウザがフリーズする可能性があります。
Google スプレッドシートのおすすめ活用術
Google スプレッドシートの機能を使った便利な活用方法をご紹介して行きます。
以下のような便利な活用方法があります。
- シートを他のユーザーと同時編集する
- 拡張機能の「アドオン」で機能を補う
- コメント機能で情報を共有する
- 保存されたデータから復元する
- オーナーとなり共有権限を与える
- 同じシート内からデータを参照する
次の章から詳しく紹介をして行きます。
シートを他のユーザーと同時編集する
Google スプレッドシートは、他のユーザーと共有が可能です。
権限を与えられたユーザーは、閲覧や編集、コメントができるようになります。
100人を超えるユーザーがアクセスすることも可能ですが、編集できるのはオーナーと編集権限を持った一部ユーザーのみです。
ファイルを共有する手順
ファイルを共有する手順をご紹介します。
自分がオーナーとして他のユーザーとデータを共有する場合は、「ファイル」メニューから「共有」をクリック、「共有アイコン」をクリックしてください。
「特定のユーザーと共有する場合」と「大人数で共有する場合（フォルダのリンクを知らせる方法）」の2種類があります、次の章から順番に紹介をして行きます。
特定のユーザーと共有する場合
- 「ユーザー」の下に相手のメールアドレスかGoogleグループを入力します。
- 右上の「▼」をクリックして共有ユーザーに与える権限を選択します
- 「送信」をクリックすると、共有相手にメールが届きます
大人数で共有する場合（フォルダのリンクを知らせる方法）
メールアドレスを追加せずに、リンクを知っている人全員が共有できます。
- 右上の「共有可能なリンクを取得」をクリックします
- 「制限付き」または「リンクを知っている全員」を選択します
- 「リンクを知っている全員」を選択する場合は、横にある「▼」をクリックします。
- 共有ユーザーに「閲覧のみ、編集可」どちらの権限を与えるか選択します。
- リンクをコピーしたら、共有するメールなどに貼り付けます。
拡張機能の「アドオン」で機能を追加する
Google スプレッドシートに機能を追加したいときは、アドオンをインストールするのがおすすめです。
「アドオン」とは日本語では拡張機能で、目的に合った便利な機能を選択して追加できるものだと思ってください。
たとえば、「Google Analytics」のアドオンは、連携してレポートの作成ができます。
「Yet Another Mail Merge」のアドオンは、Google スプレッドシートから直接大量のメールを送信できるアドオンです。
ほかにもさまざまなアドオンがあるので、使いやすいものを選びましょう。
アドオンを探して使う方法
- 上部メニューのアドオンをクリックして、「アドオンを取得」を選択します
- 一覧のなかからインストールしたいアドオンを選択します。
- アドオンをインストールします。
- インストールが完了すると、追加したアドオンが表示され利用可能になります
コメント機能で情報を共有する
Google スプレッドシートにはコメント機能があります。
閲覧者（コメント可）の権限を与えられた共有ユーザーは、コメントや提案が可能です。
コメントの追加方法
- コメントを追加するテキストや画像、セルを選択します。
- 右上のコメントアイコンをクリックします。
- 「＋コメント」をクリックします。
- 入力後に「コメント」をクリックするとコメントが追加されます。
- すべてのコメントを表示する場合は、右上のコメントアイコンをクリックします。
- コメントの編集や削除をしたい場合は、該当するコメントを追加したセルや画像をクリックしておこないます。
- 特定のユーザー宛に返信する場合は、該当するコメント内に「@」などから名前を追加してコメントを返信します。
メールアドレスから追加することも可能です。
- 返信したコメントが表示されます。
保存されたデータから復元する
誤って編集を重ねてしまった場合や編集前の状態を確認したいときには、保存されたデータの復元が可能です。
- 上部のファイルから、「変更履歴」を選択し、「変更履歴を表示」をクリックします。
- 右側のパネルに編集以前の版が表示されるので、確認したい版をクリックします。
- 左上にある「この版を復元」を選択し、「復元」をクリックすると選んだ版が復元されます。
同じシート内からデータを参照する
作業中のGoogle スプレッドシートに、他のシートのデータを参照したい場合は関数を使って対応できます。
- データを持ってきたいセルに「=IMPORTRANGE」と入力します。
- 次の項目を（"A","B）と、引用符で囲んでカンマ区切りで入力します。
A：Google スプレッドシートのファイルのURL
B：シート名（省略可）と読み込むセルの範囲。
- Enterキーを押すとデータがコピーされます。
「アクセス許可」が表示された場合は、クリックすると2つのシートが連携されます。
まとめ
Google スプレッドシートの使い方について紹介をしてきました。
表計算ソフトと言うのは使い勝手が良く、あらゆるビジネスで使用さています。
簡易的な表作成なども含めると多数のパソコンで、なるだけ低コストで利用したいと思うことは自然な事です。
その点で、Google スプレッドシートはブラウザがあれば使えるWebアプリケーションで、しかも無料で使用可能であることは大変な魅力となっています。
一度ブラウザでGoogle スプレッドシート使用して、使い勝手を確認だけでもしてみましょう。
