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OneNote(ワンノート)の基本をご紹介します!OneNoteとは?OneNoteを使うメリットとは?

OneNote(ワンノート)とは、Microsoft社が開発・販売する「ビジネスノート」のPCソフト版「デジタルノート」を提供するソフトです。
OneNote(ワンノート)を使えば、紙媒体の「ビジネスノート」にくらべ管理が簡単、その上紙媒体には無いメリットがたくさんあります。

OneNote(ワンノート)とは?なにができるの?

OneNoteはMicrosoft社が開発・販売している「デジタルノート」のことです。デジタルノートと言われても、ピンとこない方もいらっしゃると思います。OneNoteは、現実の手帳やノートのように自由に書き込むことができるデジタル版のノートです。そのため、「デジタルノート」と呼ばれています。 

OneNoteは、Microsoftアカウントがあれば無料で利用することができます。またWindowsだけでなく、Mac、iOS、Androidなど多くの端末に対応しているという特徴を持っています。

OneNoteを使用すれば、ノートがかさばらず整理しやすいです。ビジネスでうまく使いこなすためにOneNoteの特徴を理解していきましょう。

OneNote(ワンノート)のメリットって何?

自動保存機能が搭載されている

OneNoteには、ファイルという概念がありません。そのため作業しているOneNoteは自動保存されます。OneNoteはノートブックに名前をつけて保存すると、自動的に内容を更新するようになっています。

※注意:OneNoteは名前をつけた後にノートブックの名前や保存場所を変更することは可能です。しかし、後の混乱のもとに繋がるのでノートブックに名前をつける際、名前と保存場所をしっかりと決めましょう。

手書き機能が搭載されている

描画機能から、ペンを使用することで自由に書き込むことができます。(ただし、マウスだと書きづらいのでタブレットを使う事がおすすめです)これはWordとは大きく異なる点です。画面に色付きで文字が書けるほか、蛍光ペンなど文字を装飾することも可能です。イラストレーターの方はイラストを保存することができ、イラストの営業時に重宝します。まさにOneNoteは自由度が高いデジタルノートといえます。

OCR機能が搭載されている

皆さんはOCRという機能をご存知でしょうか。OCRとは、画像に表示(手書きや印刷された文字の取り込みイメージ画像など)されているテキストをコピーして、文字に変換するシステムです。資料作りに便利な機能です。ただし、辞書による補正機能やOSごとに動作が異なるので注意しましょう。 

OneNoteを他の人と共有することができる

OneNoteは、自分のデバイス間だけでなく、仕事の同僚や友人と共有することが可能です。共有すれば、ビジネス上多くのメリットが生まれます。

  • ●資料の共有
  • ●情報収集時に集めた情報を共有
  • ●スケジュールの共有
  • ●タスク管理
  • ●プロジェクトの進捗管理

などチームで仕事をするうえで、便利なツールです。現在、リモートワークが推進されているので、リモートワークをするうえでの共有ツールとして役に立ちます。 

OneNote(ワンノート)の使い方

OneNoteの起動方法

 

  • 【手順1】スタートメニューの入力ボックスから「OneNote」と入力します。
  • 【手順2】OneNoteにサインインして、開始をクリックします。
  • 【サインイン】マイクロソフトアカウントとパスワードを入力すると、サインインが完了します。
  • ※2回目からはサインインの手順が省略されます。 

ノートブック・セクション・ページの関係性

OneNoteは3つの単位で分けることができます。それぞれ「ノートブック」「セクション」「ページ」と呼びます。
それぞれが種類で分解でき、階層構造になっています。
「ノートブック」の中に「セクション」があり、その中に「ページ」が含まれています。

ノートブック

ノートブックはノート一冊単位と考えるといいでしょう。OneNoteのノートブックは、複数作成することが可能です。学習用・仕事用・家庭用など用途に応じて、使い分けるといいです。

セクション

ノートブックの中身は分割されています。分割された1単位ごとを「セクション」と呼びます。 例えばこのノートがビジネスでのプレゼン発表用のノートなら、「プレゼン資料準備」「発表練習」のようにセクションを分割すると便利です。

セクションを追加するときは、OneNoteの下方にある「+セクションの追加」から選びましょう。

ページ

ページは、現実のノートと同じようにページ1枚ずつと同じようなものだと考えてください。セクションごとにページを追加することができます。OneNoteでのページ制限はありません。ページの下に「サブページ」というページの次の階層をつくることが可能です。

OneNoteの起動方法とOneNoteの構造が分かったら、実際にさわってみるといいでしょう。早く習得することができます。 

OneNote(ワンノート)の実例

この章では、OneNoteを活用したビジネスでの実例をまとめました。

ホワイトボードの資料をOneNoteにアップする

テキストだけでなく、音声や写真などのコンテンツを含めた資料作成が可能です。ホワイトボードに書いた内容を書き写す手間がなくなります。また、OneNoteを他の人と共有することで、会議の議事録が素早く共有することができるというメリットもあります。

OneNoteで他の人とノートブックを共有する

社内やコミュニティメンバ―、関係者にOneNote利用ユーザーがいる場合、ノートブックを共有することで、時間を効率よく活用することができます。

◆OneNoteのノートブック共有方法
  • ●共有したいノートブックを開き、右上の「共有」をクリックします。
  • ●「メール招待状を送信します」の下にある入力ボックスに共有したい相手のメールアドレスを入力します。※①
  • ●「編集可能」もしくは「表示可能」を選択します。※②
  • ●「共有」ボタンをクリックします。※③
→共有が完了すると、枠線の下に記載されているノートブックの共有相手が追加されます。

OneNoteで他の人とノートブックを共有する

OneNoteで作成した資料は、デジタル画面上で見るだけでなく、紙に印刷することも可能です。

◆OneNoteのページ印刷方法
  • ●OneNoteにあるページで印刷したい部分を開きます。
  • ●OneNoteの右上にあるアイコン一覧から「…」を選択します。
  • ●「印刷」と「設定」のコマンドが表示されるので、「印刷」を設定します。
  • ●印刷ページが表示されるので、設定を行い印刷しましょう。

まとめ

  1. OneNoteは、自由性の高いデジタル版のノートのようなものです。
  2. OneNoteは「ノートブック」「セクション」「ページ」の3種類に分解できます。
  3. OneNoteには共有機能があり、チームで働くうえで情報共有、進捗管理など便利なツールです。
  4. OneNoteは、Microsoftアカウントがあれば無料で利用することができます。

いかがでしたか?OneNoteはデジタルノートとしての便利機能が数多く備わっています。
手帳にメモするのも良いですが、OneNoteで仕事のメモなどをまとめてみると良いでしょう。現実のノートでは手間がかかる画像の貼り付け、表の作成などが簡単にできるのも魅力です。
Microsoftアカウントがあれば、無料でOneNoteを利用することができます。この記事を読んだ事をきっかけにMicrosoftアカウントを作成し、OneNoteを触って慣れておくことをおすすめします。


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