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圧縮ファイル機能とは?容量の大きなデータをメールで送る際に便利!

パソコンを利用して作業を行う中でも、頻繁に使用するのがメール機能。
そんなメールを使用する際、データを送付したりすることはよくある作業のひとつです。
データ添付を行う際に、役立つ機能の「圧縮ファイル」は操作も簡単にでき、覚えておくと便利!
圧縮ファイルとはどんな機能なのか、圧縮に必要不可欠な解凍機能、圧縮ファイルの基礎知識を詳しくチェックしてみましょう。

圧縮ファイルとは

パソコンで作成したデータを、他のパソコンへ送る手段のひとつにメール送付があります。
データ容量が少ない場合、そのままメールに添付しても短時間でデータを送ることが可能です。
しかし、データがたくさん含まれたファイルを添付した場合、送るのに時間がかかってしまい効率が悪くなります。
そんな時に役立つ機能が「圧縮ファイル」という機能です。

圧縮ファイルとは、データをひとつにまとめたファイルを、圧縮をかけて小さい容量にする機能。複数のデータをメールで送付したい際に使用することが多く、「解凍」と呼ばれる機能を利用してファイルを開きます。
現在ではどのパソコンにも搭載されている機能で、圧縮作業も解凍作業も簡単な操作で利用可能。パソコン内に解凍機能がない場合、ダウンロードする必要がありますが、無料で入手する事が可能です。
メール送付以外にも、大容量のデータを管理する際に利用したり、写真のデータを管理したりする際にも利用します。

覚えておきたい圧縮ファイルの種類

圧縮ファイルを知る上で押さえておきたい点が、圧縮ファイルの種類。圧縮ファイルには種類があり、同じ種類の解凍ソフトとセットで両方の機能を使うことが可能になる仕組みです。

主流となっている圧縮ファイルは3種類あります。
日本で広く利用されているのが「LZH形式」と呼ばれるファイル。
圧縮・解凍の速度がスピーディーであることが最大の特徴で、Windowsのパソコンであれば解凍ソフトも搭載されているため、国内での普及率も高いといえます。
また、Macのパソコン利用の場合は解凍ソフトのインストールが必要です。

アメリカなどで主流となっている圧縮ファイルが「ZIP形式」。
圧縮する際にパスワード設定が可能な点や、1つのファイルを分割し圧縮できる点などが特徴の圧縮形式です。
ファイルのセキュリティーを高めたい場合や、ファイルを細かく設定したい場合に活躍します。
ZIP形式は、WindowsでもMacでも解凍ソフトのインストールは必要なく、利便性に優れた圧縮形式です。

「RAR形式」は、圧縮率がZIP形式、LZH形式よりも高いことで知られています。
圧縮率が高いほど圧縮ファイルのデータ容量は小さくなり、スムーズにメール送付が可能になります。
RAR形式の特徴は、ZIP形式と同様にパスワード機能や分割機能も搭載。
ただし、圧縮・解凍のソフトのインストールが必須となっています。

ファイルを圧縮する方法

ファイルを圧縮する場合、自身のパソコンに圧縮ソフトがインストールされているか確認しましょう。
ファイルを圧縮する方法はいたって簡単です。圧縮したいファイル上にカーソルを合わせ、右クリックをします。
表示されたショートカットメニュー内にある「送る」にカーソルを合わせ、再度表示されたメニュー内の「圧縮フォルダ」をクリック。
すると圧縮ファイルが完成します。

圧縮ソフトの種類をいくつかインストールしていれば、ショートカットメニューに表示される圧縮フォルダに形式名が表示されるので、用途に合わせて使い分けましょう。

ファイルを解凍する方法

圧縮ファイルの解凍方法も、解凍ソフトをパソコンにインストールしておけば簡単に操作することができます。

圧縮ファイルが添付されたメールを受信した場合、圧縮ファイルをダウンロードし自身のパソコンに保存。
その後保存先にある圧縮ファイルにカーソルを合わせ、右クリックをして
ショートカットメニューを表示させ、「解凍」にカーソルを合わせ更に表示されたメニュー内から解凍先を選択しましょう。
これで、圧縮ファイルの解凍は完了です。


圧縮ファイルを上手に利用すれば作業がスムーズになります。
また、圧縮ファイルはメールのデータ添付以外にも、写真のデータ容量の圧縮などにも利用でき、パソコンの容量を効率的に使うことも可能です。
パソコンは使い続けると容量が増えるもの。それに伴って動作も遅くなってしまいがちです。
圧縮ファイルを使ってデータを上手に管理し、作業効率アップに繋げましょう!

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