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エクセル(Excel)の基本をご紹介します!エクセルとは?エクセルを使うメリットとは?

エクセルを使いこなせると仕事は効率よく進められます。あまり使った事が無い方にとってはエクセルがどのように便利かがピンと来ない事もあるかも知れません。
Officeソフトのエクセルとは?とメリットを解説し、使い方をご紹介します。この記事を読んで、エクセルがどのようなものかを知りましょう!

エクセル(Excel)とは?何ができるの?

エクセル(Excel)はMicrosoft社が開発・販売している数値データを扱った「表計算ソフト」のことです。入力された数値データをもとに、計算、表の作成、グラフの作成ができます。Excelの表は方眼紙のような見た目で、行を数値、列をアルファベットで表しています。各マス目(セル)をアルファベット数値の順で呼びます。

エクセルの用語「セル」

1つのマス目のことを「セル」と呼びます。セルを方眼紙のように並べたものがエクセルです。セルごとに1つのデータを入力していきます。セルは重要なポイントなので、ここで押さえましょう。

エクセルの用語「拡張子」

拡張子とは、ファイルを識別するための文字列のことです。下記の画像における「サンプル.xlsx」は、2つに分解できます。ピリオド(.)で区切られており、ピリオドより前の部分がファイルの名前にあたります。ピリオドより後の文字列が拡張子です。

●サンプル.xlsxの例
サンプル ← ファイルの名前
.xlsx ← 拡張子

エクセル(Excel)のメリットって何?

エクセルにはさまざまなメリットがあります。どんなことが仕事に活かせるのかを見てみましょう。

処理が速い

エクセルのメリットは、処理が早く、計算式を入力しEnterを押すと、即時に計算結果を表示できることです。処理が早いおかげで、効率よく仕事を進めることができます。

便利な関数が多い

エクセルには関数という機能があり、数は数百近くにのぼります。セルに「=」を入力しその後使用したい関数名を入力します。関数の後に「()」が表示されるので、()内に必要な情報を入力しEnterを押すと関数が実行されます。

データの変更に強い

データ変更に強い点もエクセルの大きなメリットです。表を作成し、関数や計算式で結果を出したときに、データの数値が間違っていることもあると思います。このようなとき、間違った数値の部分を修正すると、計算式の結果や関数が自動的に修正されます。

重要な箇所の文字やセルに色を設定できる

選択した箇所の数値・文字に色を付けることができます。また、セル単体に色を設定することも可能です。色の変更によって強調したい部分を明確にし、資料を見やすくすることができます。

図形の作成や画像の追加ができる

エクセル内の挿入というタブには、図・グラフ・リンク・コメントなど資料を分かりやすくするための機能が備えられています。

図形をエクセル上に簡単に表示することもできます。次の画像では、表の上に吹き出しの図形を貼り付けました。使い方によって、表が分かりやすくなります。
また、写真や画像の追加も可能です。

エクセルで作成したデータは印刷できる

印刷画面から作成した表やデータ一覧を印刷することができます。紙媒体での資料を提出するときに便利な機能です。

グラフを作成できる

エクセルのメリットは、グラフの作成が簡単にできることです。グラフは縦棒グラフだけでなく、横棒グラフ、折れ線グラフ、散布図、円グラフなどの作成が可能です。用途によってグラフを使い分けるといいでしょう。

エクセル(Excel)の使い方

エクセルのメリットを確認したところで、実際にエクセルをさわってみましょう。

エクセルの起動方法

Windows画面の左下にあるスタートボタンを押し、右の入力ボックスに「Excel」と入力します。

Excelアプリを選択します。

Excel画面が表示されるので、新規でExcelを使用したい場合は、「空白のブック」を選択しましょう。

Excelの初期画面が表示されます。

Excelの保存方法

上部にタブと呼ばれるメニュー一覧があります。タブの中で「ファイル」タブをクリックします。

画面が切り変わるので、左の一覧の中から「コピーを保存」をクリックしましょう。

赤枠内の上段の入力ボックスにファイル名を入力します。入力後、右側にある「保存」ボタンをクリックすると、Excelファイルが保存されます。

四則計算

項目 計算記号 計算式
足し算 + =5+3
引き算 - =5-3
掛け算 * =5*3
割り算 / =5/3
べき乗 ^ =5^3

エクセル(Excel)の実例

エクセルを用いてどんなことができるのか、実例を見てみましょう。

リスト作成

営業リストや購入リストなど、各項目ごとにリストをまとめることができます。

データの集計・加工

関数や数式を活用し、データ集計・加工ができます。統計やデータ集計を行うときには、エクセルは非常に役に立ちます。

提案資料用のグラフ作成

集計したデータをもとに、グラフを作成することができます。このグラフはコピーすることができ、WordやPowerPointにも作成したグラフを貼り付けることができます。

便利な関数一覧

次に仕事で使うと便利な関数をまとめました。

絶対に覚えるべき関数

エクセルを使用するなら、基本的な次の5つの関数を覚えておきましょう。普段よく使用する関数をまとめました。

関数 内容
合計 SUM 指定した範囲に含まれる数値を全て合計する関数
平均 AVERAGE 指定された範囲の数値の平均を出す関数
数値の個数 COUNT 範囲内の数値が含まれるセルの個数を計算する関数
最大値 MAX 範囲内で数値が最も大きい最大値を表示する関数
最小値 MIN 範囲内で数値が最も小さい最小値を表示する関数
便利な関数
関数 内容
TODAY 現在の日付を表すシリアル値を表示する関数
TIME 指定された時刻を表すシリアル値を表示する関数
慣れたら使ってみよう
関数 内容
AVERAGEIF 特定の条件に一致する数値の平均を計算する関数
COUNTIF 指定された範囲のセルの内、検索条件に一致するセルの個数を表示する関数

まとめ

  1. エクセルは数値データを扱った表計算ソフトです。
  2. エクセルを活用すると、数値をもとにグラフの作成、データの集計などができます。
  3. 資料を作成するときに、便利なツールです。
  4. 今後パソコンを購入する際、Officeが搭載されているのか確認しましょう。搭載されていない場合は、別途ソフトの購入が必要です。

エクセルには便利な機能が多く備わっており、うまく使いこなせば仕事を効率よく進めることができます。エクセルの基本的な操作を覚えておくと、今後の仕事にも役に立つはずです。


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