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Zoom(ズーム)を使ってWEB会議を始めよう! 必要な機材や設定方法をご紹介

Zoom(ズーム)と言うWEB会議ツールが最近注目されています。テレワークを取り入れる企業が増えつつあり、WEB会議の必要性が増加したためです。
特に、昨今では新型コロナウイルスの影響により、多くの人が在宅勤務を求められるようになった背景から、Zoom(ズーム)の利用が急増しました。
Zoom(ズーム)を使うとWEB上の複数人でのWEB会議を行うことができます。この記事ではZoom(ズーム)の利用方法について解説していきます。

Zoom(ズーム)とは? 何ができるツール?

Zoom(ズーム)とは、アメリカのZoomビデオコミュニケーションズが提供する、WEB会議ツールのこと。映像と音声を使って、オンライン上でWEB会議(WEBミーティング)を行うことができます。

従来であれば、会議のために全員が1つの場所に集まる必要がありましたが、Zoom(ズーム)を使うことによって、参加者がそれぞれ別の場所にいても、オンライン上で簡単に会議を行うことが可能になります。

お互いに顔を見ながらコミュニケーションすることができるため、リモートワークにおいても円滑なやり取りができる点が、大きなメリットの1つです。

Zoom(ズーム)を始めるために、何が必要?

Zoom(ズーム)は、パソコンやタブレット、スマートフォンで利用できます。映像と音声を使ってWEB会議に参加するため、必要になるのがカメラとマイク。これらが内蔵されていないデスクトップパソコンなどを使う場合は、下記の3つを用意しましょう。

WEB(ウェブ)カメラ

テパソコンに接続して、Zoom(ズーム)内に自分の顔を映します。USBで接続できるタイプは2,000円前後で購入できる比較的安価なものも多く販売されています。内蔵カメラが搭載されているノートパソコンなどであれば、別途用意する必要はありません。

イヤホン/スピーカー

音声を拾うためのマイクは、ノートパソコンやウェブカメラに内蔵されていることも多くあります。ただし、周囲の音を拾ってしまうなどの理由で、相手が聞き取りづらくなってしまう場合は、ヘッドセットやマイク付きイヤホンの利用がオススメです。

Zoom(ズーム)は無料で使える?

Zoom(ズーム)には、無料版と有料版がありますが、無料アカウントでもほとんどの機能を利用できます。まずは、無料アカウントを作成して、実際にWEB会議を試してみましょう。

無料アカウントには、複数人でのミーティングは40分までなど、一部の機能に制限があります。業務などで本格的にZoom(ズーム)を導入する場合は、さまざまな機能が使える有料版へのアップグレードを検討すると良いでしょう。

Zoom(ズーム)のアカウント作成とインストール手順

WEB会議に必要な機器がそろったら、Zoom(ズーム)公式サイトからアカウントを作成しましょう。必要なものはメールアドレスだけで、いくつかの簡単なステップでアカウント作成が完了します。

Zoomミーティングとチャット サインアップ「サインアップは無料です」画面

上記の欄にメールアドレスを入力し、「サインアップは無料です」のボタンを押します。

 

Zoomへようこそ、登録画面

届いた認証メール内の「アクティブなアカウントです」をクリックすると、上記の画面に遷移します。入力欄に名前とパスワードを入力します。

 

Zoomテストミーティング開始画面。Zoomミーティングを今すぐ開始ボタンをクリック

「仲間を増やしましょう」と表示されるページはスキップして構いません。上記の画面が表示されたら、「Zoomミーティングを今すぐ開始」をクリックします。

 

起動画面になったら、「Zoomをダウンロードして実行」をクリック

起動画面になったら、「Zoomをダウンロードして実行」をクリックします。これで、アカウント作成からインストールまでが完了です。

Zoom(ズーム)は、初めてミーティングを開始もしくは参加する時にも、自動的にダウンロードが開始されます。カメラやマイクの設定など、あらかじめ準備した上でスムーズに会議に参加したい方は、事前にインストールしておくことをオススメします。

手動でダウンロードする場合、こちらのダウンロードセンターのページから、「ミーティング用Zoomクライアント」をダウンロードすることも可能です。

Zoom(ズーム)の基本的な使い方

Zoom(ズーム)では、WEB会議を開催する方法が3つあります。

1:自身が主催者として、新たなWEB会議(ミーティング)を開催する方法

左上の「新規ミーティング」をクリックすると、即座にミーティングが開始されます。

インストールしたZoom(ズーム)を開くと、上記の画面が表示されます。左上の「新規ミーティング」をクリックすると、即座にミーティングが開始されます。

2:他の人が主催するWEB会議(ミーティング)に参加する方法

他の人が主催するWEB会議(ミーティング)に参加する方法

「参加」をクリックし、ミーティングIDまたは個人リンク名を入力すると、他の人が主催するミーティングに参加できます。

3:予定した日時にWEB会議(ミーティング)を開始する方法

予定した日時にWEB会議(ミーティング)を開始する方法

「スケジュール」をクリックすると、WEB会議(ミーティング)の名称や開催日時などを設定する画面が表示されます。毎週開催するような定期的なWEB会議(ミーティング)の設定にも便利です。

Zoom(ズーム)を、スマホから利用するには?

Zoom(ズーム)はパソコン以外に、タブレットやスマートフォンでも利用できます。iOS(iPhoneやiPad)とAndroidの両方に対応しています。

外出先など、パソコンを利用するのが難しい環境でも、スマートフォンを使ってWEB会議に参加できます。スマートフォンにもアプリをダウンロードし、アカウントを連携しておくと良いでしょう。

Zoom(ズーム)をスマートフォンアプリにもダウンロード

iOSであれば「App Store」から、Androidであれば「Google Play」から、アプリをダウンロードできます。

新たにアカウントを作成する場合は「サインアップ」、すでに作成したアカウントでログインしたい場合は「サインイン」をタップします。

アプリを起動すると、上記の画面が表示されます。すぐにミーティングに参加したい場合は、「ミーティングに参加」をタップするとミーティングIDの入力画面に遷移します。

新たにアカウントを作成する場合は「サインアップ」、すでに作成したアカウントでログインしたい場合は「サインイン」をタップします。パソコンとスマートフォンを連携して利用したい場合は、作成済みのアカウントと同じものでログインしましょう。

ログインすると、上記の画面になります。上部に表示されている「新規ミーティング」「参加」「スケジュール」などは、それぞれパソコンでの利用にあたって説明したものと同じ機能です。

ログインすると、上記の画面になります。上部に表示されている「新規ミーティング」「参加」「スケジュール」などは、それぞれパソコンでの利用にあたって説明したものと同じ機能です。

Zoom(ズーム)の便利な機能

Zoom(ズーム)は、WEB会議を行えるだけでなく、その他にもオンライン上でのミーティングを快適に行うために役立つ便利な機能が多くあります。

例えば、ミーティングの議事録などに活用できる録画・録音機能、文字で伝えたい時に使えるチャット機能、画面を見せながら説明できる画面共有機能、リアルな会議室のように文字をメモしながら進められるホワイトボード機能など、さまざまなものがあります。

オンライン上でのミーティングに慣れてきたら、ぜひこれらの機能も使いこなしていきましょう。

まとめ

オンライン上で複数人でのミーティングを行うことができる、WEB会議ツールZoom(ズーム)の始め方についてご紹介しました。

Zoom(ズーム)を始めるためには、カメラやマイクなど機器の準備が必要となる場合がありますが、アカウント作成やインストールの手順はとても簡単です。パソコンに限らず、タブレットやスマートフォンでの利用もでき、アカウントを連携させることも可能です。

また、WEB会議をスムーズに行うための、機能も充実しています。在宅勤務などテレワークを取り入れるにあたって、ぜひ導入を検討したいツールの1つと言えるでしょう。


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